PR-Reporting: Die 5 wichtigsten PR-Reports, um den ROI zu verbessern

Wie beweist du der Geschäftsführung, dass eure gesamte Arbeit, von der Erstellung personalisierter Pitches über das Versenden von Pressemitteilungen, die Zusammenarbeit mit Influencern bis zur Ausarbeitung einer Social Media Strategie, zum Erfolg des Unternehmens beiträgt?

Führen diese PR-Maßnahmen zu dem ROI, den es im Public Relations Bereich braucht? Ja, das tun sie.

Hier erfährst du, wie du den ROI mit den richtigen PR-Reports steigern und deine PR messen kannst:

• Warum sind PR-Reports wichtig?

• Ist es an der Zeit, einen externen Berater mit ins Boot zu holen?

• Reporting Frameworks: Monatlich, vierteljährlich, jährlich und nach Bedarf

• Gratis Download: PR-Reporting Template

• PR-Reporting Beispiele

• Beispielsmetriken und wesentliche Elemente in PR-Reports

• PR-Reporting mit Meltwater

Warum sind PR-Reports wichtig?

Keine Software der Welt kann dich bei deiner Arbeit unterstützen, wenn du nicht in der Lage bist, die Daten zu extrahieren, sie zu interpretieren und in aussagekräftigen Berichten zu präsentieren.

Eure Marketing- und Kommunikationsabteilung beschäftigt möglicherweise einen Datenexperten, der diesen Prozess steuert. Doch mit den richtigen PR-Tools können PR-Profis nicht nur lernen, die zu messenden Daten zu bestimmen, sondern selbst professionelle PR-Reportings erstellen, die den unternehmerischen Wert ihrer Arbeit optimal aufzeigen.

Denn alle PR-Maßnahmen richtig durchzuführen und gleichzeitig richtig zu messen ist gar nicht so einfach. Das liegt unter anderem daran, dass die Medienresonanz und Wahrnehmung in Form von Earned Media richtig allokiert werden muss.

Media Intelligence Plattformen wie die Meltwater Media Intelligence Suite beinhalten oft PR-Dashboards mit visuell dargestellten Daten (wie Grafiken, Heatmaps und Wordclouds), die du einfach exportieren und in dein Reporting einbauen kannst. Hier findest du einen Beitrag zu den wichtigsten PR Dashboards, die du benötigst, um den PR ROI zu belegen und deine PR zu messen.

Anhand dieser Informationen können datengestützte Geschichten erzählen werden, die eure Performance auf monatlicher, vierteljährlicher, jährlicher und Ad-hoc-Basis veranschaulichen und den Beitrag des Kommunikationsteams zum Geschäftserfolg belegt.

Ist es an der Zeit, einen externen Berater mit ins Boot zu holen?

Bevor ihr euch Gedanken über die Inhalte eurer PR-Reports macht, lohnt sich die Überlegung, ob die Unterstützung eines externen Reporting-Experten sinnvoll wäre.

Unabhängig davon, ob ihr euer PR-Reporting weiterentwickeln wollt oder gerade erst mit datengesteuerter PR beginnt:

Ein Berater, der auf Analysen und Reporting spezialisiert ist, kann euch dabei helfen, die relevantesten Daten herauszufiltern und sie auf eine Art und Weise zu präsentieren, die klar und deutlich...

• auf eure Unternehmensziele ausgerichtet ist.
• den kompletten ROI deiner PR- und Social-Aktivitäten (PR ROI und SROI) darstellt.
• ein starkes Argument für eine Erhöhung eurer Budgets liefert.

Branchenspezifische Datenanalysten stellen sicher, dass ihre Kunden jederzeit in der Lage sind, termingerecht Reports für die Geschäftsführung bereitzustellen.

Seien wir ehrlich: Während es von unschätzbarem Wert ist, den Überblick über die Daten zu behalten, um damit Strategien festzulegen und die täglichen Aktivitäten zu steuern, kann es eine Herausforderung sein, Zeit für das Erfassen und Präsentieren dieser Informationen zu finden.

Analysten können zudem umfangreichere Wettbewerbsmessgrößen erarbeiten, die spezifisch auf verschiedene Branchen und Unternehmenstypen zugeschnitten sind. Diese Daten können sowohl eure Wettbewerbsanalyse als auch eure Branchenstrukturanalyse perfekt ergänzen.

Wenn ihr in Erwägung zieht, komplexe PR-Reports mithilfe von externen Analysten erstellen zu wollen, kontaktiert uns gerne über das Formular am Ende dieses Beitrags.

Oder lest euch weitere Informationen zu unseren automatisierten PR-Reporting-Möglichkeiten oder qualitativen, manuell erstellten Reports durch.

PR-Reporting Frameworks: Monatlich, vierteljährlich, jährlich und nach Bedarf

Ein umfangreicher, aussagekräftiger PR-Report ist entscheidend, um fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Wartet nicht bis zum Jahresende, wenn jede Abteilung Bilanz ziehen muss, um mit der Auswertung eurer PR-KPIs zu beginnen.

Hier ist unsere Empfehlung für euch - Die folgenden fünf PR-Reports solltest du regelmäßig erstellen:

1. Monatsreports
2. Quartalsreports
3. Jahresreports
4. Kampagnenreports
5. Krisenreports

Mit der Kombination dieser Reports könnt ihr eure PR kontinuierlich messen.

1. Monatliche PR-Reports

Adressaten: Führungskräfte (und möglicherweise auch deren Vorgesetzte)

Überprüfe, ob deine Ergebnisse in die richtige Richtung gehen und die Zahlen (hoffentlich) einen Trend nach oben verzeichnen.

Wenn ein Projekt die Erwartungen übertrifft, ist dies eine ausgezeichnete Gelegenheit, die Ressourcen umzuverteilen und sich auf das zu konzentrieren, was gut funktioniert.

Wenn die Ergebnisse weniger erfreulich sind, kannst du Anpassungen vornehmen oder eine Kommunikationskampagne beenden und etwas anderes ausprobieren (oder zumindest ein wachsames Auge darauf haben, während du einen Plan B ausarbeitest).

2. Vierteljährliche PR-Reports (Quartal)

Adressaten: Senior Director, Kommunikationsleiter, CMO (und ggf. CEO)

Betrachte monatliche PR-Reports eher als Testnoten und die vierteljährlichen Reports als dein Zeugnis.

Hier zeigst du nicht nur PR-Trends auf, sondern präsentierst und begründest deine Ergebnisse.

Belegen deine PR-Metriken den Wert, den du für das Unternehmen erzielst?

Ein effektiver PR-Report kann über jeden ausgegebenen Euro Rechenschaft ablegen und aufzeigen, wie diese Ausgaben zu den Geschäftszielen beigetragen haben.

Manche PR-Kampagnen ermöglichen es euch, die investierten Euros direkt mit Umsätzen zu verbinden. Zum Beispiel die Platzierung von Links, die zu Landing Pages führen, was wiederum Verkäufe generiert. Bei anderen Maßnahmen ist dies nicht möglich - in diesen Fällen musst du den Geschäftsnutzen deiner Ergebnisse erläutern.

3. Jährliche PR-Reports

Adressaten: CMO, CEO, Vorstand, Investoren

Am Ende eines jeden Geschäftsjahres trifft die Geschäftsleitung Entscheidungen über die Budgetverteilung für das nächste Jahr.

Das bedeutet, dass dein Jahresreport ihre längerfristige Strategie und damit auch die Budgetentscheidung beeinflussen wird. Sieh das als deine Chance, ein Argument für zusätzliche Tools, Ressourcen und Kampagnenbudgets zu liefern. Oder definiere zumindest eine klare Vorstellung davon, wie bestehende Maßnahmen die vorhandenen Mittel in Umsatz umwandeln können.

Lass keinen Zweifel aufkommen, dass dein Budget Früchte tragen wird.

4. PR-Kampagnen Reports

Adressaten: Dieselben wie bei den Monats-/Quartalsberichten, je nach Kampagnenumfang.

Kampagnen sollten immer mit einem spezifischen Ziel lanciert werden.

Beispielsweise mit der...

• Einführung eines neuen Produkts
• Erschließung eines neuen Marktes
• Ankündigung einer bestimmten Promotion, eines Events oder eines Themas

Im Kampagnenreport wird der PR-Erfolg anhand der Erreichung der entsprechenden und relevanten Zielvorgaben dargestellt.

Erfahre mehr über die Transformation des PR-Kampagnenmanagements, um deinen PR ROI noch mehr zu steigern.

5. Krisen-PR-Reports

Adressaten: Je nach Situation und dem Verlauf der Krise von Vorgesetzten bis hin zum Vorstand.

Eine Krise kann eine Marke ruinieren und einen Reputationsschaden hinterlassen. Sie kann aber auch eine Chance sein, hinter euren CSR-Maßnahmen und eurer Corporate Culture zu stehen und euch eurer Community zu beweisen.

Der wichtigste Teil eines Krisenreports ist, aufzuzeigen, wie PR- und Social Media-Maßnahmen zur Beruhigung der Kontroverse beigetragen, die Gespräche gewendet und sie auf ein normales Maß an Aufmerksamkeit und Sentiment zurückgeführt haben. Nutzt dabei die Synergien zwischen Marketing und PR!

Entscheidend sind an dieser Stelle automatisch in Echtzeit aktualisierte Dashboards, die dich jederzeit über die aktuellen Geschehnisse informieren und die per Knopfdruck mit wichtigen Stakeholdern geteilt werden können.

Möchtest du solche Dashboards live und in Farbe sehen? Fülle einfach

das unverbindliche Formular am Ende dieses Beitrags

aus, um eine kostenlose Demo zu erhalten.

Hier findest du weiterführende Ressourcen zum Thema Krisenmanagement:

• Gratis Webinar: Krisenkommunikation - 10 Dinge, die jetzt wichtig sind
• Blog: Krisenkommunikation im Unternehmen
• Blog: Krisenmanagement im Unternehmen
• Blog: Der ultimative Online-Reputationsmanagement Guide
• Blog: Krisen durch Social Listening vermeiden

Gratis Download: PR-Reporting Template

Wie soll so ein PR-Reporting nun aber konkret aussehen?

Um dir bei der Umsetzung zu helfen, haben wir einen kostenlosen Reporting Guide erstellt, mit dem du die zuvor erwähnen Reports einfach erstellen kannst.

→ Reporting Guide kostenlos herunterladen

PR-Reporting Beispiele

Lies dir gerne unsere Case Studies durch, um zu erfahren, wie unsere Kunden ihre PR-Aktivitäten mit den richtigen Reports belegen:

• CARE: Der Suffering in Silence Report
• Trial International: Internationale Medienbeobachtung, -auswertung & -analyse für NGOs
• Deutscher Handballbund (DHB): Die öffentliche Wahrnehmung des DHB mit Blick auf das Markenleitbild steuern
• WASH United: Einfaches und lückenloses Monitoring der Kampagnenwirkung, Geber-Reporting und Fundraising

Beispielsmetriken und wesentliche Elemente in PR-Reports

Zusätzlich zu den PR-KPIs, die für eure PR- und Unternehmensziele entscheidend sind, haben wir drei wichtige Punkte für die Aufwertung eures PR-Reportings identifiziert.

PR Reports: Zusammenfassungen

Ganz gleich, ob du einen monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Bericht erstellst: Er muss er eine klare Zusammenfassung der Aktivitäten enthalten, die klaren Aufschluss über die Entwicklungen eurer Maßnahmen gibt.

Im folgenden Report wird eine detaillierte Zusammenfassung der Medienresonanz einer Marke und ihrer Reichweite dargestellt.

PR Reports: Benchmarks

Durch Benchmarking, besonders wichtig in Quartals- und Jahresberichten, könnt ihr euch sowohl mit der Konkurrenz als auch mit der eigenen Performance in vergangenen Perioden vergleichen.

In den folgenden Grafiken wird der Share of Voice sowohl nach Reichweite als auch nach Volumen gemessen.

PR Reports: Competitive Intelligence und Wettbewerbsanalysen

Der Jahresbericht dient dazu, eure Position innerhalb der Branche darzustellen (beispielsweise durch die Reichweite eurer Beiträge) und mehrere Faktoren zusammenzuführen (zum Beispiel Volumen und Sentiment), um eure allgemeine Medienpräsenz zu veranschaulichen.

Tipp: Erfahrt, wie ihr eine Wettbewerbsanalyse durchführt und schaut euch unsere Meltwater Media Intellgience Suite an, mit der ihr Competitive Intelligence automatisieren könnt.

PR-Reporting mit Meltwater

Hier erfahrt ihr noch mehr über die Möglichkeiten, die Meltwater euch bietet, um euch euer PR-Reporting zu erleichtern. Für eine kostenlose Demo und Beratung füllt einfach das Formular am Ende des Beitrags aus.

Niemand hat je behauptet, dass der Imagewandel der PR von einer reinen Kostenstelle zu einem, durch den intelligenten Einsatz von Daten gesteuerten, Wachstumsmotor einfach sei.

Indem die Ergebnisse der PR jedoch konsequent erfasst und regelmäßig präsentiert werden, steht dem Ansehen von PR und Social Media als wichtige Bestandteile des Unternehmenserfolgs nichts mehr im Wege.

Wenn du die Unterstützung unserer Experten heranziehen möchtest, um herauszufinden, wie Meltwater dir bei der Umsetzung von datengestützter Kommunikation helfen kann, fülle einfach das nachfolgende unverbindliche Formular aus - wir melden uns bei dir!